Selbstorganisation, Teil 1

Der eigene QM-Ordner

Auf der Basis ihrer beiden Beiträge in DHZ 1/2014, Seite 14ff. und 28ff. setzt mit diesem Artikel eine kleine Reihe der Autorin auf, in der sie praxisnahe Hinweise für eigene QM-Instrumente in der freiberuflichen Praxis gibt. In diesem Teil geht es um erste Schritte zur Selbstorganisation eines QM-Systems. Monika Selow

Der Begriff „Handbuch“ ist für zwei unterschiedliche Bestandteile eines QM-Systems gebräuchlich. Er wird umgangssprachlich verwendet für die Sammlung aller Dokumente des QM-Systems in einem elektronischen oder Papierordner. Streng genommen ist das Handbuch im Sinne des QM jedoch die Beschreibung des QM-Systems, während die dazu gehörigen Dokumente Anlagen sind. Das Verfassen des eigentlichen Handbuches macht erst Sinn, wenn die Anlagen erstellt wurden. Ziel des Handbuches ist eine kurze und prägnante Zusammenfassung, die der Orientierung neuer Nutzerinnen des QM-Systems, beispielsweise bei der Einarbeitung, dient oder für Personen, die ein QM-System überprüfen. Je nachdem wie groß die Organisation ist und ob eine externe Zertifizierung angestrebt wird, unterscheiden sich Umfang und Struktur des späteren Handbuches. Relevant für das Vorgehen zur eigenen Qualitätsentwicklung ist in den ersten Schritten die Sammlung der Anlagen im QM-Ordner. Er hat den Vorteil, dass alle Dokumente, die in den praktischen Abläufen der täglichen Arbeit wichtig und nützlich sind, griffbereit zur Verfügung stehen. QM-Ordner sind in Papierform, elektronisch oder als Kombination von beidem, möglich. Jedes QM-System entsteht in einem längeren Prozess. Eine Entstehungszeit von zwei Jahren ist nicht ungewöhnlich. Schließlich will alles neu Aufgenommene auch erprobt sein. Die Zusammenstellung des bereits Vorhandenen ist eine gute Gelegenheit, es zu überprüfen und gegebenenfalls direkt zu verbessern.

 

Mangelnde Computerkenntnisse?

 

Als eines der größten Hemmnisse für das Verständnis und das Erstellen des QM-Systems – so sehe ich es in meinen Fortbildungen – werden mangelnde Kenntnisse im Umgang mit dem Computer gesehen. Einige Hebammen sind auf die Unterstützung von Familienangehörigen angewiesen, wenn die Nutzung des Computers über E-Mail und Abrechnung hinausgeht. Abhilfe kann natürlich ein Kurs schaffen. Wenn die Auseinandersetzung mit dem Thema Qualität davon abhängt, dass erst Computerkenntnisse erworben werden müssen, stellt dies einen Widerstand dar. Aber Hebammen, die bereits ein Abrechnungsprogramm nutzen, im Internet surfen und E-Mails schreiben können, benötigen nur wenige zusätzliche Fertigkeiten, um direkt mit einem digitalen QM-Ordner zur Qualitätsentwicklung loslegen zu können.

Im folgenden Kasten werden daher einige Schritte erklärt, die notwendig sind, um das im Artikel beschriebene umsetzen zu können.

1. Ordner anlegen auf dem „Schreibtisch“ (Desktop)
Schließen Sie die Programme, so dass nur noch das Hintergrundbild des Bildschirms sichtbar ist. Klicken Sie einmal auf die rechte Maustaste. Es öffnet sich ein Auswahlmenü. Hier erst „Neu“ anklicken, dann „Neuer Ordner“ (bei einem Mac kommt direkt „Neuer Ordner“). Auf dem Desktop liegt nun ein Ordner, der mit „Neuer Ordner“ bezeichnet ist. Solange die Schrift noch anders farbig ist, können Sie den Ordner einfach benennen.

2. Ordner oder Dateien umbenennen
Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf die Bezeichnung des Ordners, den Sie umbenennen möchten. Sie wird dadurch „markiert“. Klicken Sie nun nochmals einmal auf die Bezeichnung. Die Beschriftung ändert daraufhin die Farbe. Sie können nun die alte Benennung (Neuer Ordner) durch die neue (beispielsweise QM-Ordner) ersetzen. Das gleiche Vorgehen gilt für Dateien, die sich bereits auf Ihrem Computer befinden, deren Bezeichnung Sie ändern möchten.

3. Unterordner erstellen
Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Ordner, in dem Sie einen Unterordner erstellen möchten. Er öffnet sich daraufhin. Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis des geöffneten Ordners auf eine freie weiße Fläche. Weiter wie unter 1. und 2. beschrieben. Dieses Verfahren gilt auch, wenn Sie Ihre QM-Ordner, statt auf dem Schreibtisch, in Ihrem Dateisystem anlegen möchten.

4. Sortierung innerhalb des Ordners einstellen
Wenn sich die Dateien und Ordner anders sortieren, als Sie es möchten, klicken Sie innerhalb des Ordners einmal auf die rechte Maustaste. Im Auswahlmenü wählen Sie „Sortieren nach“, dann „Name“.

5. Download aus dem Internet
Wenn Sie ein Dokument aus dem Internet auf den eigenen Computer laden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument. Im Auswahlmenü „Ziel speichern unter“ anklicken. Es öffnet sich ein Fenster, das Ihr Dateisystem anzeigt. Klicken Sie sich durch Ihre Ordner, bis das neue Dokument sich in dem Ordner befindet, in dem Sie es haben möchten (jeweils nur ein Klick). Ändern Sie unter „Dateinamen“ die Bezeichnung der Datei so wie sie auf Ihrem Computer bezeichnet sein soll. Klicken Sie erst dann auf „speichern“.

 

Planung des QM-Ordners

 

QM-Systeme, QM-Ordner und -Handbücher sind nie „fertig“, weil sowohl die persönliche Weiterentwicklung als auch Änderungen von außen eine ständige Überarbeitung erfordern. Dadurch besteht die Gefahr, dass die Dateiorganisation im Computer im Laufe der Zeit unübersichtlich wird. Durch gute Gliederung und Benennung von Dateien und Ordnern kann dem vorgebeugt werden. Auch wenn Ihr QM-System erst aus wenigen Dateien besteht, lohnt es sich, zunächst ein Inhaltsverzeichnis anzulegen, an dem sich danach die Einrichtung von Unterordnern orientiert. Hierfür gibt es keine vorgeschriebene Form. Statt der Gliederung nach Dokumententypen (beispielsweise Formulare oder Checklisten) wäre auch eine nach Tätigkeitsbereichen (Kurse, Geburt, Wochenbett) möglich. Diese hat jedoch Nachteile, wenn Dokumente für mehrere Tätigkeitsbereiche verwendet werden. Übersicht und leichte spätere Änderungen werden erleichtert, wenn jedes verwendete Dokument nur einmal innerhalb des QM-Systems vorkommt. Im Inhaltsverzeichnis können bereits Bestandteile vorgesehen werden, die erst später erstellt werden. Damit kann die Erstellung oder Überarbeitung weiterer Dokumente gut geplant werden.

 

Das Inhaltsverzeichnis

 

Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für die grobe Gliederung eines Inhaltsverzeichnisses.

 

Abbildung 1: Das Inhaltsverzeichnis

 

Dem Inhaltsverzeichnis entsprechend werden die Dateien und Ordner im Computer benannt (siehe Abbildung 2). Die Nummern am Anfang der Datei- und Ordnernamen bewirken, dass sich die Dateien im Dateiverzeichnis des Computers automatisch in der gewünschten Reihenfolge sortieren. Dafür ist es wichtig, einstelligen Zahlen eine Null voran zu stellen.

 

Abbildung 4: Beispiel für den Inhalt eines Unterordners mit Archiv

 

Die Dateinummern 01 bis 06 sind in dem Beispiel einzelnen Dateien vorbehalten, die übergeordnete Bedeutung haben. Bei allein arbeitenden Hebammen können dies Leitbild, Ethik für Hebammen, Beschreibung des Leistungsangebotes und der Arbeitsorganisation oder Vertretungsregelung sein. In Teams können hier zusätzlich Satzung, Organigramm oder Geschäftsordnung stehen. Übergeordnete Dokumente geben den Rahmen vor, an dem sich die untergeordneten Bestandteile des QM-Systems orientieren. Eine Person, die ein QM-System prüft, würde diese immer zuerst lesen, weil dadurch verständlich wird, warum die nachfolgenden Anlagen bestimmte Bestandteile enthalten oder warum sie in diesem Fall nicht nötig sind. Beispielsweise bedarf es keiner Teamsitzung, wenn eine Hebamme alleine arbeitet, und innerhalb eines Teams sollten die Verantwortlichkeiten im QM-System denen entsprechen, die in einer Geschäftsordnung gegebenenfalls festgelegt sind. Es vereinfacht spätere Änderungen und Ergänzungen, wenn in der Planung Raum bleibt für eine eventuelle Änderung der Berufsausübung (beispielsweise wenn eine bislang allein arbeitende Hebamme mit einer weiteren Kollegin eine Praxis eröffnet). In den Ordnern mit den Nummern 07 bis 14 werden Dokumente des eigenen QM-Systems beziehungsweise die Anlagen des Handbuches gesammelt.

Dem Inhaltsverzeichnis kann eine Übersicht der Anlagen angefügt werden, die laufend ergänzt wird. Da bestimmte Unterlagen wie Merkblätter, Empfehlungen oder Mutterschaftsrichtlinien aus dem Internet erworben werden, erleichtert ein Link das spätere Auffinden (Beispiel siehe Abbildung 3). Auch wenn anfangs die einzelnen Ordner relativ leer sind, sollten schon zu Beginn die einzelnen Dokumente systematisch abgelegt und benannt werden.

 

Abbildung 3: Beispiel für eine Anlagenübersicht

 

 

Abbildung 5: Beispiel für den Formularordner eines Geburtshauses

 

 

Sehr zu empfehlen ist die Anlage eines „Archivordners“ in jedem Ordner. In ihn werden Dateien verschoben, die überarbeitet wurden (siehe auch Abbildung 4).

Bei der Dateibenennung können eindeutige und informierende Namen dafür sorgen, dass die Position auf dem Computer dem Inhaltsverzeichnis entspricht. Die Angabe eines Zeitpunktes der letzten Überarbeitung verhindert Durcheinander bei der Suche nach dem letzten Stand. Für manche Dokumente ist es sinnvoll, ältere Versionen zu archivieren. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um Dokumente handelt, die haftungsrechtlich relevant sein könnten.

In Teams mit einem breiten Leistungsangebot, Räumen und Personal können deutlich mehr Dokumente zusammenkommen. Hier kann es sinnvoll sein, jeden der Ordner mit einer eigenen Inhaltsübersicht auszustatten. Abbildung 5 zeigt das Beispiel eines Formularordners eines Geburtshauses.

Auch für die Dateibenennung können weitere Ordnungsmerkmale zugefügt werden. Im Beispiel gibt der Anfangsbuchstabe einen Hinweis auf die Verwendung (A = Allgemein, G = Geburt, K = Kurs, P = Personal).
Es folgt eine Nummer, die der Nummer im Inhaltsverzeichnis entspricht. Diese beiden Angaben erleichtern die automatische Sortierung und gewährleisten eine leichte Auffindbarkeit. Als nächstes folgt die Bezeichnung des Formulars und schließlich das Jahr oder das Datum der letzten Überarbeitung.

Nachdem Inhaltsverzeichnis und Ordner erstellt sind, können die bereits vorhandenen Dokumente des eigenen QM-Systems einsortiert und laufend ergänzt werden.

Rubrik: Organisation & Qualität, QM | DHZ 02/2014

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