Digitale Dokumentation

Nie wieder Zettel!

Vor zwei Jahren wechselte Janette Harazin nach und nach von der analogen zur digitalen Dokumentation. Keine Zettelwirtschaft mehr, kein Abheften, keine Platzverschwendung bei der Archivierung. Doch wie funktional ist digitales Dokumentieren? Lässt sich mit dem Tablet genauso individuell dokumentieren wie mit der Hand, und wie gelingt der Datenschutz? Britta Zickfeldt
  • Janette Harazin: »Wenn man erstmal ›drin‹ ist im Dokumentationssystem, dann ist es toll. Es ist wie alles, was neu ist: ein neues Auto, eine neue Küche – es ist immer erstmal eine Umstellung.«

Britta Zickfeldt: Frau Harazin, Sie dokumentieren Ihre Arbeit als Hebamme seit mehreren Monaten digital – was war der Anlass, vom analogen auf digitales Dokumentieren umzusteigen?

Janette Harazin: Eigentlich kam diese Entscheidung aus einer Wut im Bauch heraus. Die analoge Dokumentation ist aufwendig: das Abheften, die vielen Zettel, die Archivierung. Ich dachte, das muss auch anders gehen. Vor drei Jahren habe ich dann mit einem Anbieter Kontakt aufgenommen, der Apps entwickelt. Ich erzählte ihm, was ich mir konkret vorstelle. Seine Antwort: Kein Problem, ich mache dir das, schick mir mal etwas, das so ähnlich ist. Daraufhin habe ich angefangen zu recherchieren und bin auf das Abrechnungs- und Dokumentationssystem hebamio gestoßen, das es zu der Zeit nur in Österreich gab. Ich habe mit dem Anbieter Kontakt aufgenommen.

 

Britta Zickfeldt: Wie ging es weiter?

Janette Harazin: Ich habe die Idee, selbst ein Dokumentationssystem zu entwickeln, aufgegeben, bin aber mit dem österreichischen Anbieter im Kontakt geblieben. Irgendwann gab es eine Testversion und ich wurde Testerin. Ich war vorher schon begeistert, nach dem Testen und einer Schulung war jeder Zweifel verschwunden. Seitdem nutzen wir das Programm in meiner Hebammenpraxis.

Analoges Dokumentieren kann ich mir bereits nach dieser kurzen Zeit nicht mehr vorstellen. Über das Programm mache ich die vollständige Dokumentation und die Abrechnung sowie die Kursbuchung.

hebamio wird laufend weiterentwickelt und es gibt alle zwei Wochen ein Update. In Kürze wird auch die Abrechnung mit den Kassen möglich sein.

 

Britta Zickfeldt: Sie machen über das Programm nicht ausschließlich Ihre Dokumentation, sondern es gibt auch eine Schnittstelle zur Abrechnung?

Janette Harazin: Ja, genau. Wenn ich in der Dokumentation eingebe »17.00 bis 17.30 Uhr Frau Meyer, Hilfe bei Beschwerden«, dann steht diese Abrechnungsposition automatisch in meiner digitalen Rechnung.

Wir befinden uns mit der Praxis gerade in einem Entwicklungsprozess, mein Unternehmen wandelt sich gemeinsam mit dem digitalen Abrechnen und Dokumentieren.

 

Britta Zickfeldt: Wie sieht das mit dem QM aus?

Janette Harazin: Mein QM mache ich zurzeit noch mit einer anderen Software, bis der Vertrag ausläuft – in diesem Jahr werde ich dann das QM aus dem Dokumentationssystem nutzen. Ein Auditbogen und vieles mehr ist schon drin. Das heißt, ich spare mir zukünftig auch verschiedene Programme.

 

Britta Zickfeldt: Informationen, die zum QM gehören, fließen also direkt in den Auditbogen ein oder muss das manuell digital gepflegt werden?

Janette Harazin: Ich muss in dem Programm nur Häkchen machen: Mache ich Geburtshilfe, ja, nein. Habe ich einen Hebammenkoffer gepackt, ja, nein – ich muss den Bogen also auf meine Bedürfnisse anpassen, gegen Ende des Jahres abschließen und ausdrucken oder digital speichern.

Die Inhalte ziehe ich nun nach und nach aus meinem bisherigen QM-Programm rüber. Das System weiß ja nicht, was ich in meiner Hebammentasche habe – also gebe ich das alles ein.

Im Programm gibt es oben eine Leiste, in der alle Bereiche aufgeführt sind: QM, Kurse, Kalender, Finanzen. Und wenn ich auf QM gehe, bekomme ich alles aufgelistet, was bereits drin ist und was noch fehlt.

 

Britta Zickfeldt: Das Programm wurde ursprünglich für Hebammen in Österreich entwickelt und wird nun für den deutschen Markt angepasst. Gibt es eine Schnittstelle zu den Krankenkassen in Deutschland?

Janette Harazin: Nein. Bei uns in der Praxis machen wir es so, dass wir die digital erstellten Rechnungen an eine Abrechnungszentrale weiterreichen, die sie nach Prüfung und Bearbeitung dann an die Krankenkassen weitergeben.

 

Britta Zickfeldt: Sie geben alles digital an die Abrechnungszentralen?

Janette Harazin: Genau. Die Dienstleister bieten uns auf die digital eingereichten Rechnungen Prozente an. Was wir bisher nicht digital einreichen, sind die Versichertenbestätigungen, diese verschicken wir weiterhin postalisch an die Abrechnungszentralen. Das ist wirklich verrückt, denn jeder DHL-Bote darf das, warum dürfen es die Hebammen nicht? Die Aussage ist klar: Solange PhysiotherapeutInnen das nicht dürfen, dürfen wir es auch nicht. Das wird vermutlich noch zwei Jahre dauern.

 

Britta Zickfeldt: Wie machen Sie das mit den Rechnungen? Sammeln Sie immer ein paar Rechnungen und schicken sie dann digital gebündelt an die Abrechnungszentrale?

Janette Harazin: Ja, so wie ich das mit den analogen Rechnungen auch gemacht habe. Ich rechne in der Regel nach dem Ende der Betreuung ab. Oder auch mal zwischendrin.

 

Britta Zickfeldt: Was ist bei der digitalen Dokumentation für Sie der größte Gewinn?

Janette Harazin: Dass ich kein Papier mehr habe. Ich nehme jetzt mein Tablet mit und habe einen Ordner mit den Versichertenbestätigungen. Mehr nicht! Meinen Keller kann ich jetzt nach und nach von den ganzen Zetteln befreien. Somit habe ich eine enorme Zeitersparnis!

 

Britta Zickfeldt: Das heißt, Sie digitalisieren alles, indem Sie die Unterlagen scannen und diese dann als PDF in der digitalen Akte der Frau ablegen? Reicht das auch juristisch als Nachweis oder müssen doch noch Unterlagen, beispielsweise weitere Dokumente, die unterschrieben werden müssen, analog abgelegt werden?

Janette Harazin: Behandlungsverträge und AGBs schicken wir immer vorab per E-Mail an die Frauen, sie lesen die Informationen und können sie dann bei uns digital unterschreiben. Das heißt, ich habe das unterschriebene Dokument direkt digital zur Verfügung. Ich sage den Frauen also nicht: »Lies es mal und unterschreib es direkt.« Das könnte man sicherlich machen, aber das finde ich nicht gut. Deshalb schicke ich es vor dem Termin an die Frauen.

 

Britta Zickfeldt: Was sind die größten Vorteile beim digitalen Dokumentieren?

Janette Harazin: In der Dokumentation gibt es viele vorgefertigte Auswahlboxen, die nur noch angeklickt werden müssen. Es geht also ganz schnell: »Frau«, »Vor Geburt«, »nach Geburt«, »Säugling«. Da kann man sich durchklicken und darunter gibt es dann verschiedene Felder, zum Bespiel: »Sie hat abgestillt«. Dann gibt es darunter weitere Felder wie »wann«, »mit was«, »wieso«.

Zusätzlich gibt es sogenannte Bonusfelder zu jedem Thema, in die man unendlich viel Freitext eintragen kann. Man kann also variieren. Bei allen »Standard-Themen« wie »ikterisch ja/nein« braucht man nur noch ein Häkchen zu setzen.

 

Britta Zickfeldt: Sie arbeiten mit dem Tablet. Ist das Erfassen von Texten auf dem Tablet nicht etwas kompliziert?

Janette Harazin: Ich habe ein eher kleines Tablet, mit dem ich nicht so viel schreibe. Manchmal bin ich auch mit einem Größeren unterwegs, an das ich eine kleine Tastatur anschließen kann. Ich habe eine Kollegin, die macht alles mit dem Handy. Ich denke, es kommt darauf an, was man besser kann und womit man gut zurechtkommt.

Es gibt auch einen Sprachassistenten. Das heißt, ich kann die Werte der Frau einfach einsprechen – man muss eigentlich gar nichts mehr schreiben.

 

Britta Zickfeldt: Sehen Sie Ihre Dokumentation nach dem Besuch dann gegenenfalls nochmal durch und ergänzen Sie beim Durch­sehen eventuell auch noch etwas?

Janette Harazin: Ja. In die Freitextfelder schreibe ich dann manchmal noch etwas hinein. Aber in der Regel schaue ich nur, ob ich überall meine Häkchen gemacht habe.

 

Britta Zickfeldt: Wie war für Sie die Umstellung von analog zu digital?

Janette Harazin: Ich bin ja schon älter und gehöre nicht zu den technisch versierten Menschen. Die Umstellung fiel mir durchaus schwer. Ich nutze das Programm aber sehr gerne, die Technik finde ich generell kompliziert. Aber wenn man erstmal »drin« ist, dann ist es toll. Es ist wie alles, was neu ist: ein neues Auto, eine neue Küche – es ist immer erstmal eine Umstellung. Für Facebook gab es auch keine Einführung und jeder hat es gleich nutzen können

 

Britta Zickfeldt: Wenn Sie unterwegs sind, wie greifen Sie dann auf das Programm zu? Brauchen Sie eine Internetverbindung?

Janette Harazin: Ja. Es gibt allerdings auch Offline-Bögen, die sich automatisch in die Akte der Frau laden, sobald man wieder Internet hat.

 

Britta Zickfeldt: Wie reagieren die Frauen darauf, wenn Sie Ihr Tablet zücken?

Janette Harazin: Durchweg positiv. Mir persönlich fehlt beim Scrollen manchmal der Augenkontakt. Das ändert sich aber bestimmt, wenn ich schneller werde.

Die Frauen finden das völlig normal. Ich werde eher belächelt, wenn ich etwas in meinem alten, ledernen Hebammenkoffer suche. Es ist heute einfach so, dass wir mit einer Umhängetasche und einem Laptop kommen. Und trotzdem sind wir ja nah an der Frau.

 

Britta Zickfeldt: Was kann das Programm abgesehen von der reinen Dokumentation?

Janette Harazin: Das Programm bietet eine Terminplanung an, die man auch im Team nutzen kann. Der Kalender ist toll: Alle können ihn sehen und wenn mal eine Kollegin ausfällt, kann eine andere den Besuch übernehmen. So können wir uns auch gegenseitig entlasten. Des Weiteren mache ich meine Buchhaltung, mein Fahrtenbuch und die Abrechnung damit. Auch eine Übersicht der zu betreuenden Frauen ist dabei und ein Schwangerschaftsplaner sowie die Kursbuchung.

 

Britta Zickfeldt: Das heißt, Sie haben eine Praxisversion und alle Hebammen können auf alle Akten zugreifen und dort dokumentieren?

Janette Harazin: Ja. In meinem Team sind alle Akten für alle sichtbar. Und wenn ich eine Urlaubsvertretung benötige und eine externe Kollegin anfragen möchte, kann ich meine aktuellen Akten auch für sie freischalten. Sie bekommt dann einen Zugang, kann aber nur auf die Akten zugreifen, die für sie freigeschaltet sind – aus Datenschutzgründen natürlich in Absprache und mit der Unterschrift der entsprechenden Frau.

 

Britta Zickfeldt: Können das dann nur Hebammen machen, die auch das Programm nutzen?

Janette Harazin: Nein, die Vertretungskollegin bekommt für diesen Zeitraum einen Zugang und kann so das System nutzen. Nach der Vertretungszeit ist für sie das System wieder gesperrt.

 

Britta Zickfeldt: Haben Sie damit schon Erfahrungen gemacht, sind die Vertretungshebammen dazu bereit?

Janette Harazin: Ich habe noch keine Erfahrung mit externen Kolleginnen gemacht. In unserem Team haben wir es anfangs noch teils analog, teils digital dokumentiert, es dann aber nach und nach komplett umgestellt.

 

Britta Zickfeldt: Ist bei der gemeinsamen Dokumentation erkenntlich, wer was eingetragen hat?

Janette Harazin: Ja. Es ist auch immer vermerkt, von welcher Hebamme die Frau betreut wird. So sehe ich die ganze Betreuungsliste und habe einen Überblick darüber, wer für was zuständig ist und wer welche Eingabe gemacht hat.

 

Britta Zickfeldt: Was ist zukünftig noch geplant?

Janette Harazin: Es soll eine Online-Terminplanung für die Frauen geben: Die Frauen können sich dann, wie es ja auch in Arztpraxen mittlerweile möglich ist, online für eine Hebammensprechstunde anmelden. Sie macht dies über unser System und ich suche dann eine Betreuung.

Im Rahmen der Anmeldung tragen die Frauen bereits Informationen über sich ein, wie die Adresse, die Versichertennummer. Diese Informationen werden dann direkt in das System übernommen. Über dieses kann ihnen dann entweder ein Termin gegeben oder abgesagt werden. Das Gleiche gilt für die Kurse.

 

Britta Zickfeldt: Das heißt, Sie haben eine Schnittstelle zur Unternehmens-Homepage?

Janette Harazin: Ja. Es ist quasi eine Mini-Homepage, auf der sie direkt über die Kurse und unsere Betreuung Anfragen stellen können. Wenn wir sie annehmen können, sind sie direkt im System mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und allem, was ich brauche. Ich muss sie nicht extra einpflegen. So benötige ich nicht mal ein Kartenlesegerät.

 

Britta Zickfeldt: Gestalten Sie diese Mini-Homepage selbst?

Janette Harazin: Nein. Die Seite ist vorgegeben, man gibt nur noch sein Leitbild ein. Die Mini-Homepage funktioniert über einen Link, den ich auf meiner Homepage veröffentliche und den ich an die Frauen rausgeben kann. Auch in meiner E-Mail ist der Link in der Signatur eingefügt, damit die Frauen sich direkt bei mir anmelden können.

 

Britta Zickfeldt: Können Sie über das Programm auch eine Routenplanung machen?

Janette Harazin: Ja. Es gibt ein Fahrtenbuch und einen Routenplaner. Dort steht automatisch, wie viele Kilometer ich zu der Frau brauche, es ist alles direkt mit im System.

 

Britta Zickfeldt: Die Daten bleiben nicht nur auf Ihrem Mobilgerät – ist es ein Cloudsystem? Wie sind die Sicherheitsstandards für den Datenschutz?

Janette Harazin: Die Daten werden online auf einem gesicherten Server gespeichert. Alles ist passwortgeschützt – bei allem, was ich abschicken möchte, muss ich immer mein Passwort eingeben. Die Daten sind so lange gespeichert, wie ich dort Kundin bin. Wenn ich kündige, habe ich die Möglichkeit, innerhalb eines gewissen Zeitraumes meine Daten zu sichern – danach werden alle Daten gelöscht.

 

Britta Zickfeldt: Das heißt, die Daten sind bei Ihrem Anbieter archiviert, und sobald Sie das System nicht mehr nutzen, müssen Sie selbst dafür sorgen, dass die Daten sicher archiviert werden?

Janette Harazin: Genau. Das ist nicht anders als bei anderen Anbietern auch, ich habe eines gerade gekündigt und nun eine Frist, zu der meine Daten gelöscht werden. Ich kann diese Daten aber in mein neues System übernehmen. Auch bei anderen Anbietern wird es zukünftig möglich sein, digital zu dokumentieren. Es wird auf dem Markt eine Entwicklung geben.

 

Britta Zickfeldt: Haben Sie das Gefühl, dass das digitale Dokumentieren eine größere Vielfalt bietet? Beispielsweise, indem Sie ein Foto vom Nabel oder der Brust machen und diese in der Akte der Frau speichern.

Janette Harazin: Ich glaube nicht, dass ich Fotos machen würde. Aber Dinge wie Laborwerte, Mutterpass, das finde ich schon schön, dass ich das digital in der Karteikarte der Frau einsehen kann.

 

Britta Zickfeldt: Den Mutterpass fotografieren Sie?

Janette Harazin: Das Gravidogramm soll auf die Dauer gescannt werden können. Das ist der nächste Schritt und ist eine sehr schöne Sache. Was auch toll ist, sind die diversen Perzentilen. Ich habe immer mehr KinderärztInnen, die die Frau fragen, wie das Kind denn zugenommen hat und dann kann ich ihr per E-Mail sofort den Link der Perzentilen schicken. Gefahren sehe ich da nicht. Den Überleitungsbogen der Klinik fotografiere ich nun direkt in die Kartei der Frau. Auch so habe ich alles auf einen Blick und dennoch kein Papier!

 

Britta Zickfeldt: Haben Sie auch Dokumente, anhand derer Sie Frauen etwas erklären? Zum Beispiel Checklisten oder Info-Material, das Sie gemeinsam durchgehen?

Janette Harazin: Wir haben vorgegebene Checklisten, die ich nach Bedarf ergänzen kann. Zum Beispiel gibt es »Jede Woche ein Thema« zu Wochenbettthemen: Hygiene, Duschen, Pflege. Das sind Beratungsthemen und Listen, die ich der Frau jederzeit geben kann. Ich schicke es ihr dann per E-Mail direkt aus dem System, im Beisein der Frau. Die können damit super umgehen. Sie sitzen mit dem Smartphone neben mir und sagen: »Oh ja, es ist angekommen«. Wir gucken uns auch Termine zusammen an, ich kann mich direkt einwählen und die Frau dann sofort eintragen.

 

Britta Zickfeldt: Der große Vorteil scheint mir zu sein, dass alles so komprimiert und strukturiert ist. Sie erfassen die Daten alle an einer Stelle und ersparen sich damit offensichtlich viel Büroarbeit.

Janette Harazin: Ja, das ist tatsächlich so. Je häufiger man es macht, desto einfacher wird es. Wenn ich an die Anfänge denke, als wir zu dritt im Büro gesessen haben: »Oh, wo finde ich nochmal das?«, »Wie war das mit dem Behandlungsvertrag, warum kann ich den nicht wegschicken?« Wenn wir heute in die Praxis kommen, dann nehmen wir uns vielleicht neue Unterschriftenbögen mit, aber alles andere ist fertig.

 

Britta Zickfeldt: Und für die Planung von Kursen stelle ich mir das auch praktisch vor, wenn Sie die Frau zum Beispiel direkt für einen Rückbildungskurs einbuchen können. Sie wissen sofort, ob die Verfügbarkeit da ist. Und auch die Kolleginnen, die gerade unterwegs sind, sehen gegebenenfalls, dass der Kurs jetzt voll ist.

Janette Harazin: Genau. Oder man kann der Frau vor Ort den Link senden, dann kann sie selbst in Ruhe einen Kurs auswählen und sich direkt in den Kurs einbuchen. Sie sieht, wie viele Plätze noch frei sind. Und ich sehe: »Ah ja, Frau Meier hat sich eingebucht.« Und ich sehe, welche Dokumente ich ihr schon geschickt und was ich mit der Frau gemacht habe. Ich kann Terminbestätigungen versenden oder Arbeitgeberbescheinigungen. Das können sie sich dann ausdrucken. Ich brauche keinen Drucker, keine Farbe und kein Papier.

 

Britta Zickfeldt: Wird die Dokumentation auch interdisziplinär genutzt? Können Sie beispielsweise einer gynäkologischen Praxis Unterlagen schicken?

Janette Harazin: Es gibt eine Liste von Kooperationspartnern, in der ich auswählen kann, wem ich was schicken möchte. Das funktioniert sehr gut.

 

Britta Zickfeldt: Und das könnten auch Teile der Akte der Frau sein?

Janette Harazin: Ja. Ich habe das noch nicht genutzt, aber das ist ja auch das Prinzip des Mutterpasses. Dass wir dann den ÄrztInnen rückmelden können, was wir eingetragen haben, ohne den Pass zu sehen. Oder auffällige Laborwerte. Ich sehe dann in den Listen die Kliniken und kann auswählen, mit wem ich zusammenarbeite.

 

Britta Zickfeldt: Was bezahlen Sie für das digitale Dokumentieren?

Janette Harazin: Ich bezahle 199 Euro im Jahr. Darin enthalten sind alle Updates, auch die zukünftigen. Man kann auch günstigere Versionen buchen, wenn man beispielsweise das QM nicht nutzen möchte oder den Kalender.

 

Britta Zickfeldt: Frau Harazin, ich danke Ihnen für das informative Gespräch! ;

 

 

Eckdaten: Digitale Dokumentationssysteme in Deutschland

 

 miya

  • webbasierte Anwendung
  • losgelöst von einem Abrechnungssystem nutzbar
  • Verschlüsselung der Daten auf dem Endgerät vor der Übertragung an den Server
  • Revisionssicherheit durch Speicherung aller Änderungen
  • Langzeitarchivierung
  • Umfang der Dokumentation: Stammblatt, Anamnese, Vorsorgeuntersuchung, Hilfe bei Beschwerden, CTG, Beratung (Schwangerschaft und Wochenbett), Wochenbettbesuch, Behandlungsvertrag, freie Notizen, Anhänge als PDF oder Foto
  • Kosten: 14,90 Euro pro Nutzerin und Monat, 11,90 Euro pro Nutzerin und Monat bei gleichzeitiger Verwendung vom miya-Abrechnungssystem
  • nach Kündigung werden die Daten weiterhin kostenfrei aufbewahrt und archiviert.

> www.miya-dokumentation.de

 

HebRech

  • papierlose Dokumentation und Archivierung wird es ab Oktober 2020 geben
  • erfüllt die Anforderungen an die hebammenkundliche Dokumentation, Gewährung der Einsichtnahme und Aufbewahrungsfristen. Die Langzeitarchivierung (10–30 Jahre) erfolgt in einem deutschen, auf Gesundheitsdaten spezialisierten Rechenzentrum
  • einfaches Teilen der Dokumentation bei Betreuung im Team
  • rechtssicher, datensicher und synchron zu HebRech
  • vorbereitet für die ePatientenakte (ePA)
  • Kosten: 9,90 Euro monatlich, für Hebammen im Team 7,70 Euro monatlich
  • Nur-Lesen-Zugriff (z.B. Elternzeit, Ruhestand) kostet 1,- Euro monatlich (alle Preise incl. USt)
  • für HebDoku werden die bewährten Doku-Formulare mit Unterstützung aus Wissenschaft und Praxis überarbeitet.
  • Digitalisierung soll die Dokumentation nachhaltig, einfach und sicher machen.

> www.hebrech.de/hebdoku.html

 

hebamio

  • einfach zu bedienen, funktioniert auf allen Geräten
  • schnelle und direkte Abrechnung
  • einfaches Anmeldeformular und Mini-Homepage mit hinterlegter Kapazitätsplanung
  • Software entspricht allen Anforderungen hinsichtlich DSGVO und Datenschutz
  • viele Dokumente können direkt digital unterschrieben werden
  • für Teams und Hebammenpraxen geeignet
  • QM mit neuen Elementen
  • Kosten: 199,90 Euro Einführungspreis jährlich für digitale Dokumentation, Abrechnung, QM und Verwaltung
  • kostenlose Updates alle zwei Wochen
  • nach Kündigung werden die Daten weiterhin kostenfrei aufbewahrt und archiviert.

> www.hebamio.de

 

Die Interviewte

 

Janette Harazin ist Hebamme und Unternehmerin. Seit 2008 arbeitet sie als freiberufliche Hebamme und gründete 2013 die »Hebammenpraxis besondere Zeit« in Hamburg-Volksdorf. Einer ihrer Schwerpunkte ist die Betreuung trauernder Eltern sowie Rückbildungskurse für verwaiste Mütter. Seit Sommer 2019 kooperiert sie mit einer Hamburger Kinderklinik, um vor Ort die Betreuung der Wöchnerinnen zu verbessern.

 

Interessenskonflikt

 

Die Interviewte ist Ansprechpartnerin in Hamburg für die Entwicklung des digitalen Dokumentationssystems von hebamio.

Rubrik: Ausgabe 04/2020

Vom: 03.04.2020