Blick hinter die Kulissen

Am Freitag, den 11. September, öffneten sich die Türen zum Kongress. 870 TeilnehmerInnen wurden durch einen charmant gestalteten Login-Prozess geführt, bei dem sie virtuell ihre Eintrittskarte erhielten und von Andrea Chust-Dassow, einer Mitarbeiterin des Verlages, in einem kurzen Film herzlich zum Kongress begrüßt wurden – fast wie beim Präsenzkongress.

Als sich im April abzeichnete, dass wir den DHZCongress in seiner gewohnten Form nicht ohne das Risiko einer Ansteckung veranstalten können, haben wir uns viele Gedanken gemacht, ob, wann, wo und wie der Kongress stattfinden kann. Das Wort der Hebammen sollte den Ausschlag geben, darum haben wir die Hebammen gefragt, die sich bereits für den Präsenzkongress angemeldet hatten, »Sind Sie auch dabei, wenn der DHZCongress online geht?«. 70 % antworteten mit »Ja«, 30 % konnten sich mit der Idee eines Online-Kongresses nicht anfreunden. Für uns waren die stattlichen 70 % Motivation genug. Wohl wissend, dass drei Monate Vorlauf für ein so großes Event in einem neuen Format »sportlich« sind, haben wir uns zu diesem Abenteuer entschlossen. Die Umfrage hatte uns gezeigt, wo die Erwartungen und Bedenken bei einem Online-Kongress liegen: dass der Austausch mit den Kolleginnen, eine Kommunikation auf Augenhöhe und die interessante und große Industrieausstellung nicht wie gewohnt stattfinden können. Diese Hinweise im Gepäck haben wir ein Konzept geschrieben. Unser erklärtes Ziel: hervorragende Inhalte in einem übersichtlichen Umfeld, die Möglichkeit zum Austausch, attraktive Industrieangebote, Flexibilität bei der individuellen Tagesgestaltung und obendrauf Entspannung und Unterhaltung, die das technische Umfeld in den Hintergrund treten lassen.

So live wie möglich

Die Fragen, die wir beantworten mussten, waren vielfältig: Werden die Referentinnen von extern zugeschaltet oder auf eine Live-Studio-Bühne eingeladen? Findet der Kongress ausschließlich online statt oder bieten wir parallel eine Teilnahme vor Ort an mit entsprechendem Hygienekonzept? Welche zusätzlichen Anforderungen gibt es in der virtuellen Welt? Wie regeln wir die Teilnahmebescheinigungen? Wie groß ist das Budget? Melden sich eher 250 Hebammen an oder 1.250? Gehen die Industrieaussteller diesen neuen Weg mit uns mit?

Das Programm und die ReferentInnen standen fest. Eine neue Herausforderung war es, im Dschungel digitaler Angebote eine passende Plattform zu finden, die alle Anforderungen technisch abbildete und unsere hohen Ansprüche erfüllte. Die Industrie signalisierte Zustimmung. Damit waren wichtige Meilensteine gelegt.

So live wie möglich soll es sein! Der Verlag wurde in den Wochen vor dem Kongress zur Werkstatt, zur Künstleragentur, zum Studio, zur Bühne – während das laufende Geschäft weiterging. Die Hebamme und Illusionsmalerin Elke Fleischer wurde beauftragt, eine Studio-Beton-Wand zu malen – auch wir vor Ort mussten zweimal gucken, um den Beton als Illusion zu erkennen. Ein Kamera-Team hat unseren Seminarraum mit Gestängen, Lichtern, Stativen und Kameras bestückt. In den Büroräumen wurden die Rechner mit Mikrofonen, Leuchtmitteln und Webcams ausgestattet, um für die Kongress-Lobby und die Video-Chats unserer eigenen Präsentation im Rahmen der Industrieausstellung vorbereitet zu sein. Dazu die Einführung aller Mitwirkenden in die Programme und Technik.

Vielfältigkeit schaffen

Für das Rahmenprogramm konnten wir Yogamare mit Maren Schulz gewinnen, die für den Kongress Yoga-Einheiten für die zwei Kongresstage zusammengestellt und auf Sylt aufgenommen hat. Und die Campsite Singers, eine Gruppe von jungen MusikerInnen, als Garant für gute Laune und Unterhaltung.

Freitag, 11. Sept. 2020, 8.45 Uhr. Unsere freudige Erwartung war hoch, der Adrenalinspiegel auch. Die ersten TeilnehmerInnen kamen auf die Plattform. In einem Live-Stream wurden sie in der Lobby von der Verlegerin Britta Zickfeldt und der Hebamme und Professorin für Hebammenwissenschaften an der Uni zu Lübeck Christiane Schwarz begrüßt. In der Lobby fand neben inhaltlichen Ankündigungen über die beiden Kongresstage das Rahmenprogramm mit Musik und Yoga statt, ebenso der öffentliche Chat. Es war der Treffpunkt, von dem aus sich die Besucherinnen auf den Weg zu den Vorträgen, zur Industrie- und Posterausstellung, zu den persönlichen Chats oder Video-Chats machen konnten.

Die Möglichkeit zum Austausch im Chat haben die TeilnehmerInnen intensiv genutzt. Oft war dieser Chat der erste Kanal, wenn technische Stolpersteine beseitigt werden mussten. Erfreulicherweise konnten wir die meisten Probleme bei einer persönlichen Kontaktaufnahme lösen. Sehr gefreut hat die ReferentInnen und uns, dass der fachliche Chat während der Live-Vorträge so intensiv genutzt wurde.

Last but not least: Ein Service, der von den TeilnehmerInnen sehr wertgeschätzt wurde, ist die Möglichkeit, die Fachvorträge noch bis zu zehn Tagen nach dem Kongress als Aufzeichnung zu sehen. So konnten die Teilnehmerinnen ihre Kongresstage individuell planen und an ihre Dienstpläne anpassen – Vorträge, die sie live nicht sehen konnten, planten sie direkt für die Tage nach dem Kongress ein.

Den beiden Kongresstagen ging im Vorfeld eine detailverliebte und intensive Arbeit voraus. Eine schöne Arbeit – die umso schöner ist, wenn die Rückmeldungen die Zielsetzung im Konzept fast wortwörtlich aufgreifen: »Ich habe manchmal ganz vergessen, dass ich gar nicht im Saal saß, sondern vor meinem Computer«.